Kaizen trong ngành công nghiệp ô tô

Khái niệm Kaizen đã phát triển như một trụ cột cốt lõi của Hệ thống Sản xuất Toyota (The Toyota Production System - TPS), do đó, hầu hết ngành công nghiệp ô tô tiếp tục áp dụng Kaizen cho những công cuộc đổi mới. Có rất nhiều ví dụ về Kaizen đặt con người lên hàng đầu của Toyota. Để hiểu rõ hơn nữa, anh em cùng Trường Long tìm hiểu tác động tuyệt vời của Kaizen trong ngành công nghiệp ô tô.

Kaizen trong ngành công nghiệp ô tô

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là thay đổi để cải tiến tốt hơn hoặc liên tục. Đó là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản liên quan đến các quy trình liên tục cải thiện hoạt động và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp.

Khái niệm kaizen bao gồm một loạt các lý tưởng. Nó liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn bằng cách tạo ra bầu không khí gắn kết, quyền tự chủ, cải thiện các quy trình hàng ngày, và khiến công việc trở nên viên mãn hơn, ít mệt mỏi và an toàn hơn.

Trong ngành công nghiệp ô tô, Kaizen đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của các tập đoàn tên tuổi hiện nay, nổi bật nhất là Toyota. Đồng thời, nhờ đó mà ngành công nghiệp ô tô đóng góp một phần to lớn vào sự phát triển của toàn xã hội, khi là phương tiện huyết mạch của các quốc gia.

Kaizen là triết lý kinh doanh gắn liền với thương hiệu Toyota

Vì sao nên chú trọng Kaizen trong doanh nghiệp?

Kaizen mang lại cho các công ty nhiều lợi ích có giá trị. Một số trong số đó là:

- Nhân viên hạnh phúc với nơi làm vệc

- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

- Giảm luân chuyển nhân viên

- Củng cố sự gắn bó và cống hiến của nhân viên

- Tiết kiệm chi phí

- Hiệu quả & năng suất cao hơn

- Giải quyết vấn triệt để hơn

Kaizen hoạt động như thế nào?

Kaizen bao gồm 5 nguyên tắc chính: 

1. Thấu hiểu khách hàng, 
2. Sự thuận lợi, 
3. Khả thi, 
4. Trao quyền cho mọi người và 
5. Minh bạch.

Năm nguyên tắc này dẫn đến 3 kết quả chính: 

1. Loại bỏ lãng phí (còn được gọi là hiệu quả kinh tế), 
2. Tinh gọn
3. Tiêu chuẩn hóa.

Lý tưởng là khi kaizen trở nên ăn sâu vào văn hóa công ty, như một điều tự nhiên đối với nhân viên.

Quan điểm Kaizen là không có tốt nhất và mọi thứ đều có thể được cải tiến theo thời gian. Con người phải cố gắng phát triển và đổi mới không ngừng.

Về cơ bản kaizen (sự cải tiến) tập trung chủ yếu vào những người trực tiếp thực hiện nhiệm vụ và hoạt động. Do đó, Kaizen khuyến khích ban lãnh đạo trao quyền nhiều hơn. Đây sẽ là chiến lược tốt nhất để cải tiến.

Làm việc theo nhóm là cốt lõi của kaizen, nơi các cuộc họp nhóm thường xuyên được tổ chức bao gồm các cuộc thảo luận về các cải tiến, thay đổi và dự án.

Làm việc nhóm là cốt lõi của Triết lý Kaizen

Kaizen và chu trình PDCA

Kaizen ở góc độ giải quyết vấn đề thường tuân theo chu trình PDCA. 

PDCA là viết tắt của Plan-Do-Check-Act (Lên kế hoạc, Cách thực hiện, Kiểm tra, Hành động). 

- Phần "Plan" - Kế hoạch bao gồm đề xuất và vạch ra các thay đổi để các thành viên nội bộ biết mục đích của vấn đề cần được giải quyết.

- Giai đoạn “Do” - Thực hiện giải pháp tốt nhất cho vấn đề. 

- Bước “Check” - Kiểm tra liên quan đến việc đánh giá giải pháp cho vấn đề để xem liệu nó có hiệu quả hay không.

- Khi một “Act” - Hành động được tạo ra, nó sẽ xác định liệu giải pháp có nên trở thành tiêu chuẩn của công ty hay không hoặc liệu nó có cần thay đổi thêm hay không. Nếu các nhà quản lý quyết định thực hiện nhiều thay đổi hơn, kaizen sẽ quay lại bước Lập kế hoạch và quy trình bắt đầu lại.

Chiến lược tồn kho JIT (Just-In-Time)

Chiến lược tồn kho JIT trong hệ thống TPS của Toyota

Một trong những mục tiêu chính của quá trình kaizen là giảm lãng phí và tăng hiệu quả trong quy trình hoạt động. Chiến lược hàng tồn kho đúng lúc (JIT) cho phép ban quản lý giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa bằng cách kết hợp việc giao nguyên vật liệu thô từ các nhà cung cấp với lịch trình sản xuất.

Chiến lược Tồn kho JIT còn được gọi là Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), tập đoàn đã làm cực kỳ tốt và phổ biến JIT, JIT giúp các công ty cắt giảm chi phí vì các nhà sản xuất không phải trả chi phí vận chuyển hàng tồn kho. Nó cũng làm giảm lãng phí vì các công ty không còn tồn kho thêm nếu khách hàng hủy hoặc hoãn đơn đặt hàng.

Kanban là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng cùng với chiến lược JIT. Nó cung cấp cho nhân viên các dấu hiệu trực quan vào những lúc đặt hàng vật liệu khi hết.

Hệ thống này dựa vào các thẻ màu để theo dõi quá trình sản xuất và thông báo cho nhân viên. Nó cho phép nhân viên nhanh chóng đặt hàng đúng số lượng và giao đến nơi cần thiết trong nhà máy.

Mục tiêu của kanban là đảm bảo dây chuyền lắp ráp của nhà máy hoạt động hiệu quả và ngăn ngừa tắc nghẽn xảy ra.

Hiểu về Kaizen 5S

Nếu Kaizen có 5 Nguyên tắc thì cũng có 5 yếu tố đi kèm được xem như 5 tiêu chuẩn của một quy trình Kaizen, thường được biết đến là Kaizen 5S.

Sắp xếp

Sắp xếp là phân loại tất cả các vật dụng tại nơi làm việc thành những thứ cần thiết và những thứ không cần thiết. Vấn đề là loại bỏ bất cứ thứ gì có thể được coi là sự lộn xộn không cần thiết và làm cho nơi làm việc sạch sẽ và hiệu quả hơn.

Sắp thẳng hàng

Sắp thẳng hàng là làm cho nơi làm việc ngăn nắp hơn bằng cách đặt các vật dụng cần thiết ở nơi có thể dễ dàng tìm thấy. Điều này sẽ giảm đáng kể lượng thời gian cần thiết để xác định vị trí của các công cụ, giúp tăng tốc năng suất.

Quét dọn

Quét dọn là làm cho nơi làm việc sạch sẽ hơn. Điều này có nghĩa là mọi không gian làm việc cần được quét, lau và cọ rửa. 

Nếu các biển báo an toàn bị phai màu, chúng cần phải được sơn lại, vì vậy đây cũng là cách làm cho khu vực làm việc an toàn hơn. 

Về lâu dài, người ta tin rằng người lao động sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn trong một môi trường sạch sẽ và an toàn. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc.

Chuẩn hóa

Tất cả mọi thứ góp phần vào hiệu quả của nơi làm việc cần phải được tiêu chuẩn hóa. Nếu không, tất cả những cải tiến mà mọi người bỏ ra cuối cùng sẽ là vô ích. Bất kỳ ý tưởng nào giúp cải thiện nơi làm việc cần phải được ghi lại và tài liệu đó cần được chia sẻ với mọi người trong tổ chức. 

Cũng cần có sự nhất quán giữa các thủ tục được tiêu chuẩn hóa để mọi người trong tổ chức có thể làm việc hướng tới việc duy trì mọi thứ diễn ra lâu dài bất kể bộ phận nào.

Duy trì

Để kết quả được bền vững vô thời hạn, một số thành viên chủ chốt của ban quản lý cấp cao cần phải tham gia. Họ cần chịu trách nhiệm về quy trình để đảm bảo rằng mọi người đang duy trì tất cả những cải tiến được thực hiện cho nơi làm việc. 

Điều này có nghĩa là 5S nên được đưa vào triết lý quản lý của tổ chức. Và các bộ phận cần tự đánh giá xem nhân viên của họ đang đóng góp tốt như thế nào đối với sự bền vững của các sáng kiến 5S.

Cần phải đảm bảo rằng các sáng kiến 5S được mọi nhân viên hiểu là một nỗ lực không ngừng và được coi là văn hóa của tổ chức trong tương lai.

Minh chứng ứng dụng Kaizen thành công

Toyota (Hino là thương hiệu trực thuộc tập đoàn Toyota) là một ví dụ nổi tiếng về một công ty sử dụng kaizen để duy trì thành công của mình, đặc biệt trong hệ thống sản xuất. Một ví dụ khác thường được biết đến về kaizen trong thực tế liên quan đến Công ty Ford Motor, công ty đã áp dụng kaizen để cắt giảm thời gian cần thiết để hoàn thành các quy trình sản xuất khác nhau.

4 loại Kaizen thường thấy

Sau đây, sẽ là giải thích thêm về sự khác biệt giữa 4 mô hình Kaizen và thời điểm áp dụng từng mô hình.

Kaizen Teian: Cải tiến từ dưới lên

Kaizen Teian là hình thức cải tiến mà mọi nhân viên để cải tiến quy trình của chính họ. Kiểu Kaizen từ dưới lên này thúc đẩy sự chuyển đổi văn hóa vì nó yêu cầu mọi người phải suy nghĩ về việc cải tiến hàng ngày, ở mọi nơi.

Về cốt lõi, Kaizen Teian liên quan đến việc mọi người tích cực tham gia vào quá trình cải tiến. Nếu bạn muốn bắt đầu tạo ra văn hóa cải tiến liên tục trong tổ chức của mình, bạn nên bắt đầu với Kaizen Teian.

Để thực hiện Kaizen Teian, phải luôn tìm cách loại bỏ 8 hình thức lãng phí:

1. Nguyên vật liệu dư: Phế liệu hoặc sản phẩm cần làm lại.
2. Xử lý lại: Sản phẩm phải sửa chữa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3. Sản xuất thừa: Khi có nhiều sản phẩm được sản xuất hơn số lượng khách hàng mua. Loại lãng phí này gây rắc rối lớn cho một tổ chức.
4. Chờ đợi: Một người hoặc quá trình không hoạt động trên dây chuyền sản xuất.
5. Hàng tồn kho: Một sản phẩm hoặc vật liệu có giá trị đang chờ xử lý hoặc để bán.
6. Vận chuyển: Di dời một sản phẩm hoặc vật liệu và các chi phí do quá trình này tạo ra.
7. Đi lại: Di chuyển quá mức của người hoặc máy móc. Người ta thường nói về sự di chuyển của mọi người, vì điều này dẫn đến lãng phí thời gian và công sức.
8. Tài năng không được tận dụng: Khi đội ngũ quản lý không đảm bảo rằng tất cả tiềm năng và kinh nghiệm của mọi người được vận dụng. Đây là điều tồi tệ nhất trong 8 sự lãng phí.

Kaizen Event: Giải quyết vấn đề

Không giống như Kaizen Teian hàng ngày, một Kaizen Event là một dự án cải tiến cụ thể được triển khai trong một khoảng thời gian ngắn.

Một Kaizen Event đòi hỏi các trưởng nhóm tham gia lập kế hoạch chu đáo. Những Kaizen Event này có thể kéo dài trong vài ngày hoặc thậm chí vài tuần và nhắm mục tiêu vào những thách thức cụ thể mà sau khi được giải quyết, có thể dẫn đến một bước thay đổi về hiệu quả, chất lượng hoặc hiệu suất.

Tất nhiên, tất cả các Kaizen Event phải phù hợp với các mục tiêu và quy trình hoạt động rộng lớn hơn để có tác động bền vững.

Kaikaku: Thay đổi triệt để

Đôi khi những thay đổi nhỏ không đủ để thúc đẩy những cải tiến mà một tổ chức cần để cạnh tranh. Đó là lúc doanh nghiệp cần đến loại Kaizen thứ 3 là Kaikaku.

Kaikaku mô tả một quy trình trong đó toàn bộ tổ chức tập trung vào chuyển đổi quy trình triệt để. Thay vì cải tiến một quy trình, Kaikaku có thể yêu cầu tổ chức chuyển sang một quy trình hoàn toàn mới. Ví dụ về Kaikaku có thể bao gồm việc chuyển từ sản xuất thủ công sang sản xuất tự động hoặc bắt tay vào chuyển đổi kỹ thuật số nhằm thúc đẩy sự phối hợp tại nơi làm việc.

Hiroyuki Hirano, người đã phát triển Kaizen 5S, đưa ra 10 nguyên tắc của Kaikaku:

1. Lược bỏ khái niệm truyền thống về phương pháp sản xuất.
2. Nghĩ xem phương pháp mới sẽ hoạt động như thế nào; thay vì bàn lùi về những gì không hoạt động
3. Đừng thỏa hiệp trước sự bào chữa.
4. Hoàn toàn từ chối hiện trạng, sẵn sàng để bắt đầu mới.
5. Đừng quá chú trọng sự hoàn hảo trong ý tưởng ban đầu. Tính hiệu quả 50% là ổn, miễn là sự cải tiến được thực hiện ngay và luôn.
6. Sửa lỗi ngay khi phát hiện.
7. Đừng tiêu tiền vào Kaikaku.
8. Các vấn đề cho bạn một cơ hội để sử dụng bộ não của bạn.
9. Tự hỏi câu hỏi “tại sao” 5 lần.
10. Ý tưởng từ 10 người tốt hơn của 1 người.

Kaikaku cũng có nghĩa là không có giới hạn.

Trong quá trình thực hiện Kaikaku, thì Kaizen Teian hằng ngày đóng vai trò quan trọng để hoàn thiện.

Kakushin: Đổi mới đột phá

Nếu Kaikaku là một cuộc cách mạng, thì Kakushin sẽ thay đổi phương pháp cách mạng. Kakushin xảy ra khi bạn chuyển đổi sang một hướng hoàn toàn mới để làm điều gì đó. Đó là về bước đột phá lớn làm thay đổi mọi thứ.

Trong khi Kaikaku có thể có nghĩa là tạo ra một thay đổi lớn trong cách mọi thứ được thực hiện, thì Kakushin là thay đổi những gì được thực hiện. 

Ví dụ: Nếu Kaikaku là chuyển đổi số trong dịch vụ bảo dưỡng, thì Kakushin sẽ là việc tạo ứng dụng đặt lịch hẹn bảo dưỡng qua ứng dụng di động, đòi hỏi những kỹ năng mới từ lực lượng lao động.

Điều này sẽ đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa có thể cam kết với một cách làm việc mới. Động não (Brainstorming) và phân tích (Analysis) là công cụ của Kakushin.

Tại Trường Long, triết lý Kaizen được xem như là một văn hóa đẹp giữa ban lãnh đạo và nhân viên, khi tại đây các ý kiến và góp ý của nhân viên từ mọi bộ phận phòng ban luôn được ghi nhận. Chính điều này đã tạo nên những sự cải tiến mới trong tiêu chuẩn chung của công ty và các quy trình làm việc của nhân viên.

Hơn ai hết, Trường Long hiểu rằng đội ngũ nhân viên của họ là một cầu nối trực tiếp và quan trọng đến các khách hàng, nên là lắng nghe nhân viên cũng là một nguồn tuyệt vời để có thể thấu hiểu và nỗ lực làm hài lòng khách hàng hơn!

Tạm kết

Kaizen là một triết lý hoạt động đòi hỏi được thực hiện đồng bộ từ quy mô nhân viên, trong công việc hằng ngày, cho đến cấp quản lý trên phương diện chiến lược và giải quyết các vấn đề chung. Toyota là Tập đoàn đã và đang thực hiện triết lý Kaizen thực sự hiệu quả và truyền cảm hứng cho rất nhiều doanh nghiệp và các triết lý kinh doanh sau này!